4-6 پويش محيطي
4-6-1 تاريخچه و مقدمه: هدف از پويش محيطي
از نخستين روزهاي تشكيل سازمانهاي اجتماعي، افرادي در آن حضور داشتند كه بهعنوان پيشآهنگ به دنبال پيدا كردن فرصتها و خطرات تهديدكننده در محيط بودند. در كشتيهاي بادباني قديمي، محلي در بالاي دكل اصلي قرار داشت كه يك فرد ميتوانست دريا را زير نظر گرفته و در آبهاي ناشناخته، مسيرهاي امن را پيدا كند. امروزه تمدن انساني نيز در حال حركت به سمت آبهاي ناشناختهاي است كه در آن بحرانهاي مالي، تغييرات آب و هوايي، زيستشناسي مصنوعي[1] و نانوتكنولوژي باعث ايجاد عدم قطعيتهايي شدهاند. بنابراين، ما بيش از گذشته نيازمند شناسايي تغييرات و ارزيابي اثرات و كاربردهاي آنها هستيم.
از آنجا كه برنامهها بر پايه پيشبينيها شكل ميگيرند و مبناي پيشبينيها نيز مفروضات ما درباره آينده است، بنابراين پويشِ افقهايِ جديد هميشه همراه با احتياط انجام ميشود؛ چراكه ممكن است باعثِ شناساييِ توسعههاي جديدي شود كه ميتواند مفروضات قديمي ما را به چالش بكشد يا اينكه چشماندازهاي جديدي از فرصتها و تهديدهاي آينده مقابل ديدگان ما بگشايد. سيستمهاي پويش محيطي موجب هشدارهاي زودهنگام درباره تغييرات مهم شده و علائم ضعيفي را كه الزامكننده تغيير در برنامههاست را تشخيص ميدهند.
كليه آيندهپژوهان، پويش محيطي را انجام ميدهند با اين تفاوت كه برخي ممكن است نظاميافتهتر و ساختاريافتهتر اين كار را انجام دهند. درواقع تلاش همگي آنها در راستاي تشخيص اين است كه چه چيزهايي پايدار است، چه چيزهايي تغيير ميكند و چه چيزهايي مدام در حال تغيير است.
پويش محيطي توسط اغلب آيندهپژوهان در طي سالهاي 1960 تا 1970 استفاده ميشد. با گسترش جنبش محيطي، عدهاي فكر كردند كه اين عبارت تنها به سيستمهايي اطلاق ميشود كه به علت رفتارهاي انسان، تغييرات در محيط طبيعي را پايش ميكند. براي اجتناب از چنين سردرگمي، تعدادي آن را سيستمهاي پويش آيندههاي مختلف، سيستمهاي اعلام هشدار زودهنگام و سيستمهاي آگاهي از آيندههاي مختلف ناميدند. خروجي چنين سيستمهايي، اصطلاحاً «هوش جمعي» ناميده ميشود. به نظر اينجانب هوش جمعي، ويژگي يا خاصيتي است كه از همافزايي ميان داده- اطلاعات- دانش، نرمافزار- سختافزار و ذهن انسان (خبرگان) ايجاد شده، بهصورت مستمر از بازخوردهاي دريافتي براي ايجاد دانشِ به هنگام استفاده كرده و در مقايسه با زماني كه تمامي اين اجزاء بهتنهايي وجود داشته باشند، منجر به تصميمات بهتري ميشود. هدف از پويش محيطي، بايد تسهيل فرايند ايجاد هوش جمعي باشد.
فارغ از اينكه عبارت پويش محيطي يا تعريف آن را مورد توجه قرار دهيم، بايد خاطرنشان ساخت كه هيچ سيستمي نميتواند بهكلي عدم قطعيت را حذف نمايد و درواقع هدف كليه سيستمهاي پويش محيطي، يافتن نشانههاي اوليه رخدادهاي مهم در آينده است، بهگونهاي كه بيشترين مجال را براي اقدامِ متناسب، فراهم آورد.
4-6-2 پويش محيطي چيست؟
شكل زير نشاندهنده مدل كلي سيستمهاي هشدار زودهنگام يا پويش محيطي است كه براي شركت نفت كويت و توسط پروژه ملنيوم طراحي شده است:

شكل 1: الگوي عمومي سيستم پويش محيطي
منبع: گلن، 2003
عنصر كليدي در اين مدل، بازخوردها و الزامات ارائه شده به تيم پويش است. اگر جريان اطلاعات در داخل مدل، داراي جهت خاصي نباشد و از مديريت، بازخوردهاي لازم دريافت نشود، يادگيري براي بهتر عمل كردن و توليد دانش منطقي و در عين حال اجتناب از اطلاعات اضافي، مختل خواهد شد.
هنگامي كه موضوع جديدي وارد بانك داده ميشود، افراد مختلف از روشهاي مختلفي ميتوانند به آن دسترسي پيدا كنند كه ميتواند در قالب خلاصه موضوعات، آخرين موضوعات پويش شده يا مهمترين عناوين كاوش شده باشد. از اين طريق، مديران ميتوانند دريچهاي به تغييرات در حال شكلگيري در داخل سيستم داشته باشند.
در سيستم طراحي شده براي شركت نفت كويت، هرگونه اطلاعاتي كه وارد فرايند ميشود بايد شامل اجزاء زير بوده تا بعداً توسط افراد از پيش تعيين شده بتواند ويرايش شود:
1- طبقه يا قلمرو: فناوري، اقتصادي، زيستمحيطي، سياسي، مفروضات اجتماعي و ريسكها.
طبقه يا قلمرو: فناوري، اقتصادي، زيستمحيطي، سياسي، مفروضات اجتماعي و ريسكها.
2-شاخصهاي راهنما: چه چيزي ميتواند به شما بگويد كه تغيير در اين گزينه امكانپذير است؟
3-منبع: اطلاعات از كجا به دست آمده است؟
4-چگونگي دسترسي به منبع: اگر منبع اين اطلاعات يك فرد است، شماره تلفن وي، پست الكترونيكي و غيره.
5-ديدگاههاي ديگر: چيزهايي به غير از آنچه در بخشهاي ديگر به آنها اشاره شده است.
6-ميزان اهميت: هرچند كه اهميت موضوع مورد نظر كاملاً مشخص باشد، اما بايد از طريق فرايندِ تجزيه و تحليل و جستجو در بانك داده نيز تائيد شود.
7-پيامدها و اثرات بالقوه: اگرچه ما از آينده آگاهي نداريم، اما ميتوانيم حدسهاي بخردانهاي داشته باشيم. در اين زمينه ميتوان از چرخ آيندهها[2] بهصورت فردي يا گروهي در مورد موضوع مورد نظر استفاده كرد.
8-وضعيت كنوني و آتي: وضعيت فعلي موضوع مورد نظر به چه صورت است؟ وضعيت آتي آن به چه صورت خواهد بود؟ با توجه به موضوع مورد نظر رخداد برنامهريزي شدهاي در آينده اتفاق خواهد افتاد؟ به عنوان مثال، جلسه سازمان جهاني تجارت، به عنوانِ موضوعِ بحث، چه زماني برگزار خواهد شد؟
9-بازيگران: چه بازيگراني بر شاخص مورد نظر تأثيرگذار هستند؟ به عنوان مثال، اگر موضوع جديد باشد و نيازمند اختصاص بودجه خاص، در آن صورت آزمايشگاه تحقيقاتي مورد نياز، نقش بازيگر اصلي را خواهد داشت؟ ارتباط ميان بازيگران مختلف را ميتوان از طريق شبكهاي از خطوط تعريف كرد.
10- تاريخ: تاريخي كه اطلاعات وارد بانك داده شده است.
استفاده از چنين قالبهايي براي وارد كردن اطلاعات، باعث تسهيل فرايند ايجاد گزارشهاي كامپيوتري از الگوهاي مختلف حاكم بر موضوعات مختلف ميشود. از اين روش ميتوان علائم ضعيف يا موضوعات جديدي را كه از طريق استخراج الگوهاي مختلف آشكار ميشوند و قبلاً شناسايي نشدهاند را استخراج كرد.
در ايجاد سيستمهاي پويش محيطي بايد عوامل زير را در نظر گرفت:
1-استفاده از پنلهاي خبرگان براي ديدهباني تغييرات در بازه زماني مورد نظر در برنامههاي مختلف، مفيد بوده و ابزارهايي مانند دلفي ميتواند مورد استفاده قرار گيرد. در اين زمينه ظهور فناوريهاي جديد با هدف تسهيل مشاركت افراد و گفتگوي مؤثر بين آنها داراي اهميت است.
2-مرور در ادبيات از طريق بانكهاي داده باعث دسترسي گسترده به اطلاعات مفيد براي سياستگذاران، برنامهريزان و استراتژيستها شده است.
3-برنامههاي مبتني بر وب مانند گوگل آلرت[3] ميتواند كلمات خاصي را بهصورت روزانه جستجو نموده و به آدرس پست الكترونيكي شما ارسال كند. استفاده از وب كراولر[4] نيز در اين زمينه مفيد است.
4-بسياري از سايتهاي اينترنتي گزارشهايي را در اختيار عموم مردم قرار ميدهند. شناسايي اين سايتها با توجه به حوزه علاقه شما در شناسايي موضوعات جديد و استخراج الگوها حائز اهميت است.
5-مرور در ادبيات از طريق مطالعه گزارشات مكتوب به صورت دورهاي در شناسايي تغييرات نوظهور نيز مفيد است. هر چند بسياري از نسخههاي مكتوب توسط نسخههاي الكترونيكي جايگزين شدهاند.
6-مقالات نوشته شده توسط خبرگان نيز ميتواند براي كاوش درباره مسائل مهم بلندمدت و ارائه توصيههاي راهبردي و سياستي مورد استفاده قرار گيرد.
7-ردگيري افراد كليدي و كنفرانسهاي مهم در رابطه با موضوع مورد نظر بهصورت حضور فيزيكي يا از طريق آنلاين نيز بسيار مفيد است.
به اعتقاد برخي از آيندهپژوهان، پويش محيطي بهعنوان ورودي اصلي در تحقيق آيندهها محسوب ميشود. كليه آيندهپژوهان به طريقي پويش محيطي را انجام ميدهند. پويش محيطي همچنين ميتواند خوراك لازم براي فرايندهاي مختلف مديريت مسائل و برنامهريزي استراتژيك را تأمين كند.
به نظر ويليام رنفرو[5] چهار مرحله زير در فرايند مديريت مسائل وجود دارد (همان):
1-شناسايي مسائل بالقوه آينده از طريق پويش محيطهاي فعلي و آتي شركتها و جوامع.
2-جستجوي مجدد زمينه شكلگيري، آينده و تأثيرات بالقوه مسائل شناسايي شده.
3-ارزيابي مسائل مختلف تأثيرگذار بر برنامهها و فرايندهاي عملياتي پيشبيني شده.
4-ايجاد و توسعه استراتژيهاي مختلف براي اين فرايندها.
4-6-3 چگونگي انجام روش: برخي از تكنيكهاي پويش محيطي
نشست متخصصان
از مشاركتكنندگان در چنين نشستهايي درخواست ميشود تا بهصورت نظاممند نظرات و قضاوتهاي خود را در مورد توسعههاي مهمي كه در حال رخ دادن است يا انتظار ميرود رخ دهد، بيان نمايند. افراد حاضر در پنل از طريق تلفن، فكس، پست الكترونيك و غيره به هم مرتبط ميشوند. از اين افراد درخواست ميشود تا حوزههاي مختلف مربوط به رشته خود را مورد پويش قرار داده و فرصتها يا مسائل مهم تأثيرگذار را شناسايي كنند. همچنين از آنها خواسته ميشود تا در مورد توسعههايي كه در نشستهاي ديگر ارائه شده است، نظر دهند.
دانشگاه ملتهاي ايالات متحده[6] توسط نمايندگي محيطزيست ايالات متحده[7] در طي پروژه ميلينيوم براي اجراي يك نشست در مورد آينده آفريقا تأمين مالي شد. نكات مهمي كه در بين يافتههاي كليدي اين نشست وجود دارد عبارتند از:
- افراد پيشنهاد شده براي شركت در نشستها را ميتوان از طريق جستجوي نظاممند در ادبيات شناسايي كرد، يا اينكه توسط يكي يا دو نفر از افراد شناخته شده يا سازمانهاي حرفهاي معرفي شوند.
- از افراد مشاركتكننده در نشستها بايد براي اختصاص زمان و انرژي خود، تقدير شده و خدمات آنها جبران شود.
- مهمترين شاخصههاي تعيينكننده افراد مشاركتكننده رشته تخصصي آنها، تجربيات و علايق آنها است. همچنين مكانيسمهاي جستجو و انتخاب افراد بايد قابليت شناسايي و استخراج متفكران خلاق را كه داراي ديدگاههاي متنوع هستند را دارا باشد.
- سؤالات مختلف بايد مستقيماً از افرادي متخصص پرسيده شود. افزون بر اين، افراد مشاركتكننده بايد بتوانند از پاسخ دادن به پرسشهايي كه فراتر از تخصص آنهاست، معذور باشند.
- پاسخهاي افراد مشاركتكننده بايد بينام باشد، اگرچه ليست مشاركتكنندگان بايد براي همه آشكار باشد.
در موارد عملياتي كه تعداد پاسخدهندگان كم است، خروجيها از نظر آماري چندان معتبر نيست. نتايج تهيه شده توسط افراد را نميتوان به جمعيت بزرگتري از افراد يا حتي گروههاي مشابه تعميم داد. اين نتايج حاكي از تركيب عقايد مختلف يك گروه خاص است.
از آنجا كه ميزانِ ارزشمنديِ نشست متخصصانِ ديدهبان به دانش و همكاري ميانِ افراد مشاركتكننده بستگي دارد، افرادي كه داراي ايدههاي ارزشمند هستند بايد مورد توجه واقع شده و در نشست شركت كنند. در مطالعات آماري مانند رأيگيري درباره عقايد عمومي، فرض ميشود كه مشاركتكنندگان نماينده جمعيت بزرگتري هستند. در حالي كه در پنلهايي از اين دست، افراد دانشمند مورد نياز است و ميتوان از نمايندگان سازمانهاي ملي و بينالمللي براي شركت آنها دعوت كرد.
4-6-4 مرور ادبيات از طريق بانك داده
هزاران بانك داده تخصصي و كلي وجود دارد كه ميتوان از آنها براي شناسايي مسائل و روندهاي مورد توجه سياستگذاران، برنامهريزان و استراتژيستها استفاده كرد. كتابخانه گيل[8] براي انتخاب منابع مناسب پويش محيطي ميتواند مورد استفاده قرار گيرد. بانكهاي داده بسيار مشهور، خدمات خود را از طريق اينترنت ارائه ميكنند. اين بانكهاي داده اغلب شامل فايلهاي خاصي هستند كه بر موضوعات و عناوين ويژه تمركز دارد. دسترسي به برخي از اين بانكهاي دادهها از طريق دانشگاهها و كتابخانههاي عمومي آزاد است.
پوشش اغلب بانكهاي داده بعد از اوايل دهه 1980 است و نوع فرمت خروجي آنها بهصورت HTML يا pdf است. در اغلب بانكهاي داده امكان جستجوهاي ساده و پيشرفته وجود دارد. جستجوهايي كه محدود بهعنوان، چكيده و پاراگراف اول باشند در اغلب موارد نتايج خوبي به همراه دارند.
تعدادي از مهمترين بانكهاي داده كه براي پويش محيطي ميتوان از آنها استفاده كرد (همان) عبارتند از:
LexisNexis: ارائه هر نوع بانك داده و انواع مقالات از روزنامهها، مجلات و غيره.
Nexis.com: مجموعهاي كامل از منابع اطلاعاتي ملي و بينالمللي در رابطه با موضوعات مختلف در بيش از 1200 عنوان.
Current Issues: دسترسي به ادبيات خاكستري كه هنوز بهصورت رسمي منتشر نشدهاند. مجموعهاي از انتشارات رسمي، روزنامههاي سازماني، مقالات تهيه شده توسط اتاقهاي فكر، مراكز تحقيق دانشگاهي و غيره.
Country Analysis: دربرگيرنده اطلاعات تجاري جهاني 190 كشور، 157 صنعت و انواع روندهاي مصرف.
Factiva: اطلاعات كامل در مورد شاخصهاي داو جونز و اخبار رويترز، مجلات والاستريت و بيش از 1800 منبع در سطح جهان.
ABI inform: دسترسي به اطلاعات 1000 نشريه حرفهاي، انتشارات دانشگاهي و سازمانهاي تجاري در سطح دنيا.
Public Affairs Information Service (PAIS): دربرگيرنده ارجاعات به مقالات در حوزههاي مختلف فناوري، اقتصاد، محيطزيست، نظامي و غيره.
ISI Web of Science: امكان دسترسي و جستجوي چندگانه در بيش از 10000 مجله در سطح جهاني در حوزههاي مختلف.
4-6-5 هشدار گوگل و موتورهاي جستجوي مبتني بر كرولرهاي وب
گوگل آلرت[9] اين امكان را فراهم ميكند تا جستجو در مورد كلماتي كه از قبل مشخص شدهاند، انجام شود و بهصورت روزانه براي شما ارسال گردد. استفاده از وب كراولرز[10] نيز براي بهروز كردن اطلاعات و اخبار از قبل جمعآوري شده درباره موضوعات مختلف بسيار رايج است. استفاده از موتورهاي جستجوي اينترنتي مانند Google، Vivisimo، Grokker و غيره نيز مفيد خواهد بود. هركدام از اين موتورهاي جستجو روش خاص خود را در جمعآوري اطلاعات از اينترنت دنبال ميكنند، به همين علت لازم است تا هر شخص با توجه به نيازهاي خود اقدام به استفاده از آنها نمايد.
4-6-6 مرور ادبيات از طريق نسخههاي چاپشده
دسترسي به بسياري از مقالات قديمي از بهصورت آنلاين امكانپذير نيست. علاوه بر اين، اغلب بانكهاي داده شامل ارجاعات مختلف به مقالات هستند و متن كامل را ندارند. در چنين مواردي بايد از نسخههاي چاپشده كه در دانشگاهها و كتابخانهها يافت ميشوند، استفاده كرد.
4-6-7 مقالات نوشتهشده در مورد مسائل مختلف توسط متخصصان
هنگاميكه يكپارچگي و تركيب كلي اطلاعات در مورد موضوعي خاص مورد پويش قرار گيرد، انتخابِ خبرگانيِ كه مقالاتي را در اين مورد نوشتهاند، توصيه ميشود. استفاده از اين رويكرد در مواردي كه برنامهريزيهاي بلندمدت مورد توجه است، مفيد خواهد بود. مواردي كه در اين رويكرد بايد به آنها توجه شود عبارتند از:
- خبرگان بايد بهدقت انتخاب شوند.
- از كاركنان براي مديريت ويرايشكنندگان استفاده كرده و از خبرگان تنها در موارد خاص يا تكميل متن اوليه كمك بگيريد.
- مسائل بين فردي ناشي از رد كردن يك مقاله يا مشاركت فرد را نيز در نظر بگيريد.
- به وقت و انرژي كه خبرگان اختصاص ميدهند، احترام گذاشته و خدمات آنها را جبران كنيد.
- ويرايش و آماده كردن نسخه نهايي اغلب كاري كوچك در نظر گرفته ميشود، در حاليكه بسيار وقتگير بوده و نيازمند توجه جدي است.
- قالبي استاندارد براي ارائه گزارشها تهيه كرده و در آن نوع فونت، اندازه و عناوين كلي را مشخص كنيد.
4-6-8 رصد افراد كليدي و كنفرانسهاي مهم
شناسايي افراد براي انجام پويشها مفيد است. اگر افرادي را ميشناسيد كه در حوزهاي خاص تغييرات را دنبال ميكنند، دنبال كردن اين افراد در حوزه مورد نظر ميتواند نشاندهنده تغييرات مهم باشد. اين افراد به راههاي گوناگون شناخته ميشوند. ببينيد چه كسي به نظر ميرسد مهمترين مسائل را در مورد آن حوزههاي خاص ميداند. آيا آن شخص خبرنامه يا وبسايت يا راههاي ديگري براي ردگيري پويشهاي محيطي دارد؟ بررسي كنفرانسها، جستجوهاي اينترنتي و غيره در شناسايي اين افراد مؤثر است.
4-6-9 ساختيك پايگاه داده پويش محيطي و عقل جمعي
با كمك بنياد آينده،[11] پروژه ميلينيوم يك طرح مقدماتي براي عقل جمعي در حوزه انرژي ايجاد كرد. طرح ابتدايي كه در زير توضيح داده شده است ميتواند براي ساختن يك پايگاه داده و عقل جمعي جهت سيستم پويش محيطي هر موضوع مورد نظر به كار رود. سيستم طراحي شده به نام سيستم اطلاعات و شبكه انرژي جهاني[12] است. آن از دو فاكتور تركيب شده با هم تشكيل ميشود:
- شبكه جهاني انرژي:[13] كه فراهمكننده قابليتهاي همكاري و ارتباط يك جامعه جهاني از خبرگان و هر شخص مرتبط با موضوعات انرژي است.
- سيستم اطلاعات جهاني انرژي:[14] يك انبار دانش جهاني در مورد انرژي.
اين دو مؤلفه ميتوانند با هم كار كرده تا نيازهاي متنوع پويش محيطي را برطرف كنند.
شبكه انرژي جهاني
در اين مثال يك مجموعه بزرگ و متنوع از خبرگان انرژي از اطراف جهان براي عضو شدن در GEN دعوت ميشوند. آنها اعضاء جديدي را ازجمله مهندسان و دانشمندان جهان شناسايي ميكنند. بهعلاوه در تشكيل GEIS اعضاي جديدي نيز اضافه ميشوند.
همچنين ميتوان يك GEN عمومي يا PGEN خصوصي تشكيل داد تا هر كس كه بتواند در صورت تمايل، در پيادهسازي GENIS شركت داشته باشد. هر سيستم پويش محيطي بايد راههايي را براي دريافت اطلاعات از منابع غير قابل انتظار را نيز مد نظر داشته باشد. چهار سبك از عمل براي GEN وجود دارد:
- بحث از مهمترين موضوعات انرژي جهاني و تصميمات مربوطه.
- همكاري براي توليد اطلاعات خلاصه و فهرست اولويتها در GEIS.
- تشخيص اجماع نظر خبرگان و مواردي كه اجماع در آنها وجود ندارد و تشخيص حدود نظرات و موضوعات بلاتكليف.
- ارتباط برخط كارشناسان براي پشتيباني نيازها.
سيستم اطلاعات جهاني انرژي
مفهوم دقيق GEIS، يك مجموعه از اطلاعات انرژي است كه بهطور آگاهانه بهروز ميشود و در يك مجموعه منسجم از دانش، سازماندهي ميشود. آن همچنين شامل مجموعهاي از قضاوتها در جايي كه توافق حاصل نشده است و توجيهات در مورد نگرشهاي متفاوت ميشود.
صفحه مقدم:[15] ميتواند يك نقشه از موضوع پويش باشد. در اين مثال فاكتورهاي انرژي جهاني، صفحه مقدم ممكن است نقشهاي از وضعيت انرژي جهاني و چشماندازهاي آينده باشد. در گزارش ملنيوم، چندين ضميمه مفيد به شرح زير موجود است كه علاقهمندان ميتوانند به آن مراجعه كنند:
ضميمه 1: اثر سيستم پويش محيطي بر يك سازمان.
ضميمه 2: مثالي از يك گزارش پويش محيطي (محيط امنيتي ارتش آمريكا).
ضميمه 3: نمودار جريان فرايند مديريت موضوعات و ارتباط آن با فرايند برنامهريزي استراتژيك.
[1] Cynthetic Biology
[2] Google Alerts
[3] Web Crawlers
[4] William Renfroمنبع: راهنماي آينده نگاري پروژه ملنيوم سازمان ملل متحد كه در وبسايت اين پروژه به صورت پي دي اف هاي مستقل تحت عنوان روش فلان ارائه مي شوند.
[5] Futures Wheel1
[6] United Nations University (UNU)
[7] . Environmental Protection Agency (EPA)
[8]. The Gale Directory Of Databasesتوجه: اين منبع را نگارنده/ مترجم اين گزارش به نقل از گلن و پروژه ملنيوم ارائه كرده است و خود راساً آن را بررسي نكرده است.
[9] .Google Alerts
10]. نوعي الگوريتم كدنويسي شده كه به صورت خودكار صفحات وب را جستجو كرده و ايندكس مي كند.
[11] .Foundation for the Future
[12] .GENIS
[13] .GEN
[14] .GEIS1
[15] Front Page